แนะนำการใช้งาน ระบบฐานข้อมูลหน่วยงานของรัฐ


ฐานข้อมูลหน่วยงานของรัฐ คืออะไร ?

     ฐานข้อมูลหน่วยงานของรัฐ เป็นเว็บไซต์ (Web Site) ที่เก็บรวบรวมข้อมูลรายละเอียดเบื้องต้น เกี่ยวกับหน่วยงานของรัฐ, หน่วยงานอิสระ,หน่วยงานของรัฐวิสาหกิจ ตลอดจนหน่วยงานอื่นๆ ที่ประชาชนสนใจ โดยเก็บรายละเอียดเกี่ยวกับ โครงสร้างองค์กร-แผนผังองค์กร, อำนาจหน้าที่, ภารกิจ-วัตถุประสงค์, รายนามผู้บริหาร และเอกสารเพิ่มเติมจากหน่วยงานที่ประชาชนและผู้ที่สนใจควรทราบข้อมูลข่าวสาร
     นอกเหนือจากนี้ ระบบยังเป็นทางเชื่อม (Link) เข้าหาข้อมูลโดยตรงจากเว็บไซต์ของหน่วยงานต่างๆ ซึ่งเป็นการประชาสัมพันธ์ข้อมูลข่าวสารต่างๆ ของหน่วยงาน และเป็นการสนองนโยบาย การนำเสนอข้อมูลข่าวสาร สู่ประชาชนอีกทางหนึ่ง

เริ่มต้นการใช้งาน

     เริ่มจากผู้ใช้งานเข้าสู่ระบบ Windows และเรียกโปรแกรม Web Browser เพื่อเข้าเว็บไซต์
ของฐานข้อมูลหน่วยงานของรัฐโดยเข้าไปที่ Home Page ของ สขร. หรือเรียกตรงไปที่ URL

http://www.oic.go.th/ginfo กด [Enter]

ระบบจะแสดงหน้าหลักของระบบฐานข้อมูลหน่วยงานของรัฐ

     จากการศึกษาถึงข้อมูลที่นำเสนอในโครงการนี้ ได้มีการสำรวจถึงข้อจำกัดของระบบฐานข้อมูลหน่วยงานของรัฐ (GINFO) เดิมที่ให้บริการอยู่ในปัจจุบันพบว่า หากมีการเพิ่มจำนวนของหน่วยงานย่อยๆ จำนวนมาก จะทำให้การส่งข้อมูลไปยังผู้เข้าเยี่ยมชมเว็บไซด์ ต้องใช้เวลานานเนื่องจากระบบจะทำการอ่านข้อมูลทั้งหมดที่มีอยู่ก่อน จากนั้นจึงทำการสร้างกิ่งหน่วยงาน เพื่อให้เลือกชื่อหน่วยงานที่ต้องการได้ จึงได้มีการพัฒนาใหม่โดยแสดงเฉพาะหน่วยงานย่อยภายใต้หน่วยงานหลักที่เลือกไว้เท่านั้น

จากภาพ

เมื่อเลือกแถบ “หน่วยงานในสังกัด สำนัก นายกรัฐมนตรี” หน้าจอแสดงรายชื่อหน่วยงานต่างๆ ภายใต้แต่ละส่วน

และเมื่อกดเลือกชื่อหน่วยงาน หน้าจอแสดงรายละเอียดของหน่วยงานนั้นๆ ในหน้าจอทางขวามือ ประกอบด้วย ข้อมูลองค์กร, ข้อมูลผู้บริหาร และเอกสารเพิ่มเติมที่เผยแพร่ต่างๆ

และหากต้องการข้อมูลหน่วยงานหลักอื่นๆ ให้กดเลือกที่แถบชื่อหน่วยงานได้ทันที โดยระบบจะยุบรายชื่อหน่วยงานในสังกัด สำนักนายกรัฐมนตรี

และแสดงรายชื่อหน่วยงานที่ต้องการ

ข้อมูลองค์กร

     ผู้ใช้คลิกเมาส์ที่สัญลักษณ์หน้ารายชื่อหน่วยงานที่สนใจระบบ จะแสดงรายละเอียดเบื้องต้นของหน่วยงาน โดยแยกเป็นรายการ ดังนี้
8 รายละเอียดเกี่ยวกับองค์กร ซึ่งเป็นข้อมูลเบื้องต้นประกอบด้วย

- ชื่อหน่วยงาน ทั้งภาษาไทย และ ภาษาอังกฤษ <1*>
- สถานที่ตั้งของหน่วยงาน ทั้งภาษาไทย และภาษาอังกฤษ < 2*>
- หมายเลขโทรศัพท์ ,โทรสาร และ รหัสอีเมล์ (Email) เพื่อการติดต่อ <3*>
- ชื่อเว็บไซต์ สำหรับเป็นทางเชื่อม (Link) เพื่อเข้าไปศึกษาในรายละเอียดเพิ่มเติมโดยตรงจาก Web Site ของหน่วยงาน <4*>
- โครงสร้าง-แผนผังองค์กร
- อำนาจหน้าที่
- วิสัยทัศน์ และแผนการดำเนินงาน
- ภารกิจ และวัตถุประสงค์ของหน่วยงาน
- โครงการต่างๆ
- หมายเหตุ
- รายละเอียด ผู้ประสานงานระบบ

ข้อมูลผู้บริหาร

     หากต้องการทราบรายชื่อ หรือข้อมูลเกี่ยวกับผู้บริหารหน่วยงาน กดเลือกผู้บริหารที่เมนูด้านบน
8 ขัอมูลผู้บริหาร ประกอบด้วย รายชื่อผู้บริหาร, ตำแหน่ง, หมายเลขโทรศัพท์, หมายเลขโทรสาร และเบอร์อีเมล์ สำหรับติดต่อผู้บริหาร

เอกสารเพิ่มเติม

     เป็นการรวบรวมเอกสารของหน่วยงานที่ต้องการเผยแพร่ ให้กับประชาชนทั่วไป หรือผู้ที่สนใจ โดยแยกเป็นหมวดหมู่
8 รายละเอียดเอกสารแนบ ประกอบด้วยโครงสร้างและการจัดองค์กรในการดำเนินการ, อำนาจหน้าที่ที่สำคัญและวิธีดำเนินการ, พระราชบัญญัติ, กฎกระทรวง, ข้อบังคับ, คำสั่ง, ระเบียบ,ประกาศ, คำชี้แจง, มตคณะรัฐมนตรี, คำวินิจฉัยและความเห็น, พระราชกฤษฎีกา, นโยบายหรือการตีความ, คู่มือการปฏิบัติงานของเจ้าหน้าที่และเอกสารเผยแพร่, สัญญาสัมปทาน สัญญาร่วมทุนกับเอกชน, แผนงานโครงการและงบประมาณรายจ่ายประจำปี , ข้อมูลอื่น ๆ ที่เผยแพร่ ,เอกสารทางระเบียนธุรกิจและข้อมูลที่ให้บริการตามกฎหมาย, ข้อมูลในระบบคอมพิวเตอร์, ข้อมูลสถิติ ,รายงาน และแบบฟอร์ม

การปรับปรุงข้อมูล

     จากหน้าจอระบบฐานข้อมูลหน่วยงานของรัฐ เลือกเมนู เข้าสู่ระบบ และ ออกจากระบบ
8 เข้าสู่ระบบ กดเพื่อเข้าไปปรับปรุงฐานข้อมูลหน่วยงานของรัฐ
8 ออกจากระบบ กดเมื่อหลังจากเข้าไปแก้ไขข้อมูลเสร็จเรียบร้อย และกลับมายังโหมดการเรียกใช้ข้อมูลแบบปกติ

     ระบบจะแสดงหน้าจอถามให้ผู้ประสานงาน ตอบรหัสประจำตัว เพื่อเป็นการรักษาความปลอดภัยของข้อมูล และ ควบคุมการเปลี่ยนแปลงข้อมูล ของหน่วยงาน เมื่อผู้ประสานงานใส่รหัสประจำตัว พร้อมรหัสผ่าน เรียบร้อย กดปุ่ม ตกลง เพื่อเข้าสู่ระบบการแก้ไข หรือ กดปุ่ม ยกเลิก เมื่อไม่ต้องการแก้ไขข้อมูล ระบบจะทำการตรวจสอบชื่อและรหัสผ่าน หากถูกต้องจะให้ผู้ประสานงาน สามารถแก้ไขข้อมูลรายละเอียดต่างๆ เฉพาะหน่วยงานของ ผู้ประสานงานเองเท่านั้น (ไม่สามารถเข้าไปแก้ไขข้อมูลใน หน่วยงานอื่นๆ ได้)

การเปลี่ยนรหัสผ่าน

     กรณีที่ผู้ประสานงาน มีความประสงค์จะเปลี่ยนรหัสผ่านของตนเอง สามารถดำเนินการได้โดยกดปุ่ม  เปลี่ยนรหัสผ่าน  ระบบจะแสดงหน้าจอให้เปลี่ยนรหัสประจำตัว

อธิบาย การป้อนข้อมูล

     ชื่อเข้าสู่ระบบ ป้อนชื่อประจำตัวของผู้ใช้ ระบบไม่อนุญาตให้เปลี่ยนแปลงชื่อผู้ประสานงาน
     รหัสผ่านเดิมป้อนรหัสผ่านเดิม เพื่อให้ระบบตรวจสอบผู้ประสานงาน
     รหัสผ่านใหม่ป้อนรหัสผ่านใหม่ ที่ต้องการเปลี่ยน
     รหัสผ่านใหม่อีกครั้ง ป้อนรหัสผ่านใหม่ที่ต้องการเปลี่ยนอีกครั้ง ซึ่งทั้งสองช่อง รหัสผ่านใหม่
     และ รหัสผ่านใหม่อีกครั้ง จะต้องเหมือนกันทุกตัวอักษร และตำแหน่ง
     จากนั้นตอบ ตกลง เป็นการยืนยันการเปลี่ยนรหัสผ่านใหม่ กดปุ่ม ยกเลิก เมื่อไม่ต้องการเปลี่ยนแปลงรหัส
     สำหรับการเข้าใช้งานครั้งแรก ระบบจะสอบถามข้อมูลเกี่ยวกับผู้ใช้งาน โดยจะถามเพียงการใช้งานครั้งแรกครั้งเดียว

อธิบาย การป้อนข้อมูล

     ชื่อเข้าสู่ระบบ รหัสเข้าใช้งานของผู้ใช้ ไม่สามารถแก้ไขได้
     หน่วยงานหน่วยงานของผู้ประสานงาน
     ชื่อ – นามสกุล ชื่อ และนามสกุลของผู้ประสานงาน เพื่อสะดวกในการติดต่อ
     ตำแหน่ง ตำแหน่งของผู้ประสานงาน
     หมายเลขโทรศัพท์ หมายเลขโทรศัพท์สำหรับติดต่อผู้ประสานงาน
     โทรสาร หมายเลขโทรสาร
     E-Mail เพื่อใช้ในการยืนยันการแก้ไขข้อมูล

เมื่อบันทึกข้อมูลเรียบร้อยกด ตกลง เพื่อเข้าใช้งานในระบบฐานข้อมูลหน่วยงานของรัฐ

สังเกต ปุ่ม แก้ไขข้อมูล และ ปุ่ม ยืนยันการแก้ไข ในหน้าจอข้อมูลรายละเอียดของหน่วยงานผู้ประสานงาน

หมายเหตุ

    1. กรณี ที่ผู้ประสานงานได้รับสิทธิแก้ไขข้อมูล อย่างเดียว ระบบจะแสดงปุ่มแก้ไขข้อมูล ปุ่มเดียวไม่มีปุ่ม ยืนยันการแก้ไข ซึ่งหลังจากผู้ประสานงานทำการแก้ไขข้อมูลเสร็จแล้ว ระบบยังไม่ปรับปรุงข้อมูลให้หน้าเว็บไซต์ฐานข้อมูลหน่วยงานของรัฐให้ ซึ่งผู้ใช้ทั่วไปเรียกข้อมูลขณะนั้น ระบบยังคงแสดงข้อมูลแบบเดิมอยู่ จนกว่าจะมีการกดปุ่ม ยืนยันการแก้ไขข้อมูลอีกครั้งโดยผู้ที่ได้รับสิทธิในการยืนยันการแก้ไขข้อมูล ระบบจึงดำเนินการปรับปรุงข้อมูลในหน้าปกติ ซึ่งผู้ใช้ทั่วไปจะรับทราบข้อมูลทันที
    2. กรณี ที่ผู้ประสานงานเป็นระดับยืนยันการแก้ไข ผู้ประสานงานสามารถแก้ไขข้อมูล และยืนยันการแก้ไขข้อมูลได้เอง

ผู้ประสานงานสามารถเลือก แก้ไขข้อมูลได้จากเมนู ตามรายการดังนี้
     P การปรับปรุงข้อมูลองค์กร
     P การปรับปรุงข้อมูลผู้บริหาร
     P การปรับปรุงข้อมูลเอกสารแนบ

หมายเหตุ

     หากผู้ประสานงาน ต้องการเข้าไปตรวจสอบรายละเอียดของข้อมูลหน่วยงาน ในหน้าจอปกติ สามารถเปลี่ยนจากโหมดแก้ไข ได้โดยกดปุ่ม องค์กร, ผู้บริหาร, เอกสารแนบ หรือต้องการกลับมาแก้ไข สามารถสลับได้ด้วยกดปุ่ม แก้ไขข้อมูล

การปรับปรุงข้อมูลองค์กร

     ผู้ประสานงานเลือกแก้ไขข้อมูล ระบบจะแสดงหน้าจอการแก้ไขข้อมูลองค์กร หรือ อยู่หน้าจอแก้ไขอื่นๆ และจะกลับมาหน้าจอแก้ไขข้อมูลองค์กร ต้องกดปุ่ม แก้ไขข้อมูลองค์กร อีกครั้ง

จากหน้าจอการแก้ไขข้อมูล โครงสร้างขอมูลองค์กร

อธิบาย การป้อนข้อมูล

     - วันที่ปรับปรุงล่าสุด ระบบจะเก็บข้อมูลวันที่ดำเนินการแก้ไข ให้อัตโนมัติ
     - ชื่อหน่วยงาน (ภาษาไทย) ป้อนชื่อหน่วยงาน เป็นภาษาไทย
     - ชื่อหน่วยงาน (ภาษาอังกฤษ) ป้อนชื่อหน่วยงานเป็นภาษาอังกฤษ
     - ที่ตั้ง (ภาษาไทย) ป้อนข้อมูลสถานที่ตั้ง ของหน่วยงาน เป็นภาษาไทย
     - ที่ตั้ง (ภาษาอังกฤษ) ป้อนข้อมูลสถานที่ตั้ง ของหน่วยงาน เป็นภาษาอังกฤษ
     - หมายเลขโทรศัพท์ ป้อนหมายเลขโทรศัพท์ สำหรับติดต่อ
     - หมายเลขโทรสาร ป้อนหมายเลขโทรสาร
     - E-mail ป้อนรหัสอีเมล์
     - Homepage ป้อนชื่อ Website สำหรับเป็นทางเชื่อมเข้า Website ของหน่วยงานโดยตรง หากต้องผู้ใช้ต้องการรายละเอียดเพิ่มเติม
     - โครงสร้าง-แผนผังองค์กร ป้อนข้อมูลรายละเอียดเกี่ยวกับโครงสร้างของหน่วยงาน
     - อำนาจหน้าที่ ป้อนข้อมูลรายละเอียดเกี่ยวกับ อำนาจหน้าที่ขององค์กร
     - วิสัยทัศน์ / แผนการดำเนินงาน ป้อนข้อมูลรายละเอียดเกี่ยวกับ วิสัยทัศน์และแผนการดำเนินงานขององค์กร
     - ภารกิจ/ วัตถุประสงค์ของหน่วยงาน ป้อนข้อมูลรายละเอียดเกี่ยวกับ ภารกิจและวัตถุประสงค์
     - โครงการต่างๆ ป้อนข้อมูลรายละเอียดเกี่ยวกับ โครงการต่างๆ ที่หน่วยงานมีนโยบาย หรือกำลังดำเนินการ หรือแจ้งข่าวโครงการ
     - หมายเหตุ ป้อนรายละเอียด ของหมายเหตุ
     - ผู้ประสานงาน ป้อนชื่อ ผู้ประสานงานในการนำเสนอข้อมูล

     หลังจากตรวจสอบรายละเอียดโครงสร้างขององค์กรเรียบร้อย แล้วผู้ประสานงาน กดปุ่ม บันทึก เพื่อยืนยันการเปลี่ยนแปลงข้อมูล หรือ กดปุ่ม ยกเลิก กรณีที่ต้องการให้ข้อมูลเป็นแบบเดิมก่อนการแก้ไข

หมายเหตุ

     ในการป้อนข้อมูลในช่องป้อน โครงการ-แผนผัง ,อำนาจหน้าที่, วิสัยทัศน์, ภารกิจ, โครงการ,หมายเหตุ, ชื่อผู้ประสานงาน หากต้องการเน้นข้อมูลในส่วนใด ผู้ประสานสามารถใส่รูปแบบของ HTML ในการเน้นข้อมูล ที่ต้องการนำเสนอ เช่น ตัวอย่างการเน้นตัวอักษร

     ตัวหนา รูปแบบการใช้ <b> ข้อความ</b>
     <b>ตัวอักษรทุกตัวหลัง<b> ระบบจะแสดงเป็นตัวอักษรหนา
     </b>ยกเลิกการทำตัวอักษรหนา โดยหลังจากอักษร </b> ระบบจะแสดงเป็นตัวอักษรปกติ

ตัวอย่าง :

     อธิบดีกรมการขนส่งทางบก หากต้องการเน้นเป็นอักษรเข้ม ใช้ <b> อธิบดีกรมการขนส่งทางบก</b>
หรือ ผู้ประสานงานอาจป้อนรูปแบบการแสดงตัวอักษร โดยใช้รูปแบบของ ภาษา HTML เช่น <h1>…</h1>,<h2> …</h2>, <h3>…</h3>, <h4>..</h4> เป็นต้น
ทั้งในการใช้รูปแบบ HTML ในการแสดงผลข้อมูล ผู้ประสาน หรือผู้จัดเตรียมข้อมูล ควรใช้ตามความเหมาะสม กับการนำเสนอ

การปรับปรุงข้อมูลผู้บริหาร (การเพิ่ม,แก้ไข,ลบ)

     กรณีที่มีการเปลี่ยนแปลงรายนามผู้บริหารใหม่ ผู้ประสานงานสามารถปรับปรุงได้โดย กดปุ่ม แก้ไขข้อมูลผู้บริหาร ระบบจะแสดงหน้าจอสำหรับ เพิ่มรายนามผู้บริหารให้ก่อน โดยสังเกตช่องป้อนข้อมูลต่างๆ จะว่าง

การเพิ่มข้อมูลผู้บริหาร

อธิบาย การป้อนข้อมูล
     - ลำดับที่ ป้อนลำดับที่ ของการแสดงผลก่อนหลังโดยป้อนเป็นตัวเลข เช่น 1,2,3 ตามลำดับของผู้บริหาร
     - ชื่อผู้บริหาร (ภาษาไทย) ป้อนชื่อ-นามสกุล ผู้บริหารเป็นภาษาไทย
     - ชื่อผู้บริหาร (ภาษาอังกฤษ) ป้อนชื่อ-นามสกุล ผู้บริหารเป็นภาษาอังกฤษ
     - ตำแหน่ง ป้อนชื่อตำแหน่งที่ผู้บริหารท่านนั้นดำรงอยู่
     - หมายเลขโทรศัพท์ ป้อนหมายเลขโทรศัพท์ สำหรับติดต่อผู้บริหาร (หากมีหมายเลข)
     - หมายเลขโทรสาร ป้อนหมายเลขโทรสาร
     - E-mail ป้อนรหัสอีเมล์ สำหรับติดต่อทางไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์

     จากนั้น กดปุ่ม บันทึกข้อมูล เพื่อเก็บรายละเอียดเกี่ยวกับผู้บริหาร หรือ กดปุ่ม กลับไปหน้าที่แล้ว เป็น การยกเลิกการป้อนข้อมูลผู้บริหาร พร้อมกับไปหน้าจอก่อนหน้า

การแก้ไขข้อมูลผู้บริหาร

     กรณีที่ผู้ประสานต้องการแก้ไขข้อมูล เกี่ยวกับผู้บริหารโดยกดปุ่ม สัญลักษณ์หน้ารายชื่อผู้บริหารที่ท่านต้องการแก้ไข

     หลังจากกดปุ่ม แก้ไขหน้ารายชื่อ ระบบจะแสดงรายละเอียดของผู้บริหารบนหน้าจอ เพื่อให้ผู้ประสานงานปรับปรุงข้อมูล

     ผู้ประสานงาน แก้ไขข้อมูลในส่วนที่ต้องการ จากนั้น กดปุ่ม บันทึกข้อมูล เพื่อเป็นการเก็บรายการ การปรับปรุงข้อมูล หรือ กดปุ่ม กลับไปหน้าที่แล้วเป็นการยกเลิกการปรับปรุง
ทั้งในหน้าจอ การแก้ไขรายละเอียดของผู้บริหาร ผู้ประสานสามารถเลือกกับไปป้อนข้อมูล ผู้บริหารท่านใหม่ โดยกดปุ่ม ที่ 1 หรือหากต้องการลบข้อมูลผู้บริหารท่านที่เลือกให้กดปุ่ม 2

การลบข้อมูลผู้บริหาร

     ในการปรับปรุงข้อมูลให้ทันสมัย ส่วนของรายนามผู้บริหารที่มีการเปลี่ยนแปลง ผู้ประสานงานสามารถปรับปรุงได้ โดยกดเลือกชื่อผู้บริหาร ซึ่งอาจแก้ไขบางรายการ หรือ ต้องลบรายชื่อบางท่านออก โดย ผู้ใช้กดปุ่ม ลบข้อมูล (ปุ่มที่ 2) ในหน้าจอการปรับปรุงชื่อผู้บริหาร ระบบจะถามยืนยันการลบข้อมูล

     ผู้ใช้ตอบ OK เมื่อต้องการลบข้อมูล หรือ กดปุ่ม Cancel เมื่อต้องยกเลิกการสั่งลบข้อมูลผู้บริหาร

การปรับปรุงเอกสารแนบ

     หน่วยงานกรณีที่มีเอกสารแนบเพิ่มเติมที่ต้องการประชาสัมพันธ์ให้ ผู้ที่สนใจทั่วไปทราบ สามารถเก็บข้อมูลเอกสารแนบในรายละเอียดหน่วยงานของตนได้ ผู้ประสานงานสามารถปรับปรุงข้อมูลได้โดยกดปุ่ม แก้ไขเอกสารแนบ จากหน้าการแก้ไขข้อมูล

     ระบบจะแสดงหน้าจอ การปรับปรุงข้อมูลเอกสารแนบ ของหน่วยงาน

การเพิ่มข้อมูลเอกสารแนบ

     ผู้ประสานงานสามารถเพิ่มเอกสารแนบ ผ่านระบบได้เองเมื่อกดปุ่ม แก้ไขเอกสารแนบ ระบบจะแสดงหน้าจอให้ป้อนข้อมูลเอกสารแนบใหม่ หรือ อาจดำเนินการอยู่ในหน้าจอการแก้ไขเอกสารแนบส่วนอื่น กดปุ่ม ป้อนเอกสารใหม่ ระบบจะแสดงหน้าจอป้อนข้อมูลเอกสารแนบเรื่องใหม่

     ส่วนด้านล่างของหน้าจอการป้อนเอกสารแนบใหม่ ระบบจะแสดงรายการเอกสารแนบ หากมีการป้อนข้อมูลเรื่องแนบเข้าระบบไปก่อนหน้าแล้ว

อธิบายการป้อนข้อมูล

     - นำข้อมูลเข้า, ปรับปรุงล่าสุด เว้นว่างไว้ระบบจะกำหนดให้อัตโนมัติ
     - วันที่ (วว/ดด/ปป) ระบบแสดงวันที่ปัจจุบัน ให้ก่อน ผู้ประสานปรับปรุงวันที่
     - ชนิดเอกสาร หรือหมวดเอกสารเลือกหมวดหมู่ โดยกดลูกศรชี้ลง ซึ่งระบบแสดงรายชื่อกลุ่มที่กำหนดไว้ก่อน (ผู้ประสานงานไม่สามารถเพิ่มได้เอง) ซึ่งในการเลือก จะมีผลต่อการแสดงผลข้อมูลโดยระบบจะแสดงผลแยกเป็นหมวดเอกสารตามที่เลือก
     - เรื่อง ป้อนชื่อเรื่องของเอกสาร
     - รายละเอียด ป้อนรายละเอียด อาจเป็นเนื้อหาสรุปเบื้องต้นของเอกสาร
     - มีผลบังคับใช้ (วว/ดด/ปป) ป้อนวันที่ ที่มีผลบังคับใช้
     - สิ้นสุดการบังคับใช้ (วว/ดด/ปป) ป้อนวันที่ ที่สินสุดการบังคับใช้งาน
     - อายุเอกสาร ป้อนวันที่ ซึ่งเป็นการกำหนดอายุการเก็บเอกสาร
     - สถานะเอกสาร เลือกกำหนดให้ระบบแสดงสัญลักษณ์ พิเศษ(HOT) ให้ปรากฏ ในการแสดงผลข้อมูล

     หลังจากป้อนและตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลเรียบร้อยแล้ว กดปุ่ม บันทึกข้อมูล หรือ กดปุ่มกลับไปหน้าที่แล้ว เป็นการยกเลิกการป้อนข้อมูล ข้อมูลที่บันทึกแล้วจะแสดงรายการด้านล่างจอภาพ

การแก้ไขข้อมูลเอกสารแนบ

     - ข้อมูลเอกสารแนบหากต้องการปรับปรุงให้ทันสมัย สามารถดำเนินการได้โดยกดปุ่ม
     - สัญลักษณ์ หน้ารายการที่ต้องการแก้ไข ซึ่งรายการเอกสารแนบจะอยู่ด้านล่างขอจอภาพ
     - สัญลักษณ์ ที่ 1 ปุ่มอ่านเอกสารแนบ เป็นอ่านหรือตรวจสอบเอกสารแนบ (ภาพเอกสารฉบับจริง)
     - สัญลักษณ์ ที่ 2 ปุ่มแก้ไขละเอียดเอกสาร เป็นเปิดรายละเอียดของเอกสารแนบ หรือ ต้องการแก้ไข
     - หลังจากผู้ประสานงาน กดปุ่มแก้ไขรายละเอียดเอกสาร ตามรายการที่มีระบบจะแสดงหน้าจอการ
     - แก้ไขรายละเอียดเอกสาร ระบบจะแสดงรายละเอียดของข้อมูลที่เลือกขึ้นมาแก้ไขรายการ

     ในหน้าจอแก้ไขเอกสารระบบจะแสดงรายละเอียดเอกสารแนบ ผู้ประสานแก้ไข เอกสารหรือ สั่งแนบเอกสารต้นฉบับได้ 2 วิธี

    1. ป้อนข้อมูลเป็น Link สำหรับไปเปิดข้อมูลจาก Website ต้นทางของหน่วยงาน
    2. แนบไฟล์เอกสาร

     ผู้ประสานงานแก้ไขข้อมูลเสร็จเรียบร้อบแล้ว กดปุ่ม บันทึกข้อมูล เพื่อยืนยันการแก้ไขข้อมูล หรือ กดปุ่มกลับไปหน้าที่แล้ว เมื่อต้องการยกเลิกการแก้ไข

การลบรายการเอกสารแนบ

     กรณีที่ข้อมูลเอกสารแนบไม่ทันสมัย ผู้ประสานงานสามารถลบข้อมูลออกจากระบบได้ โดยใช้ขั้นตอนการแก้ไขเอกสารเลือกข้อมูล จากนั้นสังเกตปุ่ม ลบเอกสาร

     กดปุ่ม ลบเอกสาร ระบบจะแสดงข้อมูลถามยืนยันการลบข้อมูลอีกครั้ง

     ผู้ประสานงานตอบ OK เพื่อยืนยันการลบข้อมูล หรือ ยกเลิกคำสั่งลบข้อมูล

หมายเหตุ

     ในหน้าจอการแก้ไขเอกสาร สามารถกดปุ่มป้อนข้อมูลใหม่ กรณีที่ต้องการกลับไปหน้าจอ การป้อนข้อมูลเอกสารแนบ รายการใหม่

การยืนยันการแก้ไขข้อมูล

     การแก้ไขข้อมูล ทั้งหมดที่ผ่านมาเป็นการแก้ไขข้อมูลเบื้องต้นเท่านั้น ซึ่งในหน้าจอของผู้ใช้ทั่วไป
ข้อมูลยังไม่มีการปรับปรุงใดๆ และ หากต้องการให้หน้าจอปกติปรับปรุงตามรายละเอียดที่แก้ไข ผู้ประสานงานจะต้องเข้าระบบ โดยใช้ชื่อที่เป็นสิทธิพิเศษ เพื่อยืนยันการแก้ไข

หมายเหตุ

     สำหรับ ผู้ประสานงานที่เข้าระบบด้วยชื่อ ที่เป็นระดับสิทธิแก้ไขอย่างเดียว ปุ่มยืนยันการแก้ไข จะไม่แสดงบนหน้าจอ โดยระบบจะแสดงปุ่ม แก้ไขข้อมูลเพียงปุ่มเดียว
     ส่วนการ ยืนยันการแก้ไข เป็นการตกลงอีกครั้ง เพื่อให้ข้อมูลที่ได้ดำเนินการ การแก้ไขก่อนหน้านี้ไปปรากฏบนหน้าจอรายละเอียดของข้อมูลปกติ เพื่อให้ผู้ที่สนใจรับทราบข้อมูล ที่ถูกต้องและผ่านการตรวจสอบก่อน
     ทั้งนี้หลังจากผู้ประสานงาน กดปุ่มยืนยันการแก้ไข แล้วระบบจะแสดงหน้าจอ ให้ตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล โครงสร้างองค์กรเป็นหน้าจอแรก โดยผู้ประสานงานสามารถเลือกยืนยันการแก้ไข ข้อมูลในส่วนอื่นได้จากปุ่มเมนู ส่วนที่ 2 ซึ่งมีให้เลือกยืนยัน 3 แบบดังนี้

    1. ยืนยันการแก้ไขข้อมูลองค์กร
    2. ยืนยันการแก้ไขข้อมูลผู้บริหาร
    3. ยืนยันการแก้ไขเอกสารแนบ

การยืนยันการแก้ไขข้อมูลองค์กร

     ระบบเปิดให้ตรวจสอบความถูกต้องเป็นหน้าจอแรก หลังจากกดปุ่ม ยืนยันการแก้ไขเข้ามา หรือ ผู้ประสานงานอาจตรวจสอบอยู่ในหน้าจออื่น และสามารถเข้ามาตรวจสอบข้อมูลขององค์กรได้ ด้วยกดปุ่มเมนู ยืนยันการแก้ไขข้อมูลองค์กร ระบบจะแสดงรายละเอียดของข้อมูลองค์กร โดยในช่องป้อนข้อมูลต่างๆ ขณะนี้จะแสดงข้อมูลเพียงอย่างเดียวไม่รับค่าของการแก้ไขใดๆ

     และเมื่อตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลหน่วยงานถูกต้องแล้ว ด้านล่างของหน้าจอให้ผู้ประสานงานกดปุ่มยืนยันการแก้ไข เพื่อเป็นตกลงให้ระบบแสดงข้อมูลที่ดำเนินการแก้ไขแสดงบนหน้าจอปกติ

     หรือ กดปุ่มกลับไปหน้าจอที่แล้ว สำหรับยังไม่ต้องการให้ข้อมูลแสดงบนหน้าจอปกติ

การยืนยันการแก้ไขข้อมูลผู้บริหาร

     หากมีการแก้ไข ข้อมูลของผู้บริหาร และก่อนจะประกาศให้ผู้ใช้ทั่วไปทราบข้อมูลที่ปรับปรุงใหม่นี้
ผู้ประสานงานจะต้องเข้ามาตรวจสอบ และยืนยันการแสดงข้อมูลก่อน โดยกดปุ่มเมนู การยืนยันการแก้ไขข้อมูลผู้บริหาร ในหน้าจอการยืนยันการการแก้ไข ระบบจะแสดงรายนามผู้บริหารให้ตรวจสอบความถูกต้อง

     หลังจากตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลแล้ว ผู้ประสานงานกดปุ่ม ยืนยันการแก้ไขข้อมูล เพื่อให้ระบบแสดงข้อมูลบนหน้าจอปกติ หรือ กดปุ่ม กลับไปหน้าที่แล้ว กรณีที่ยังไม่ยืนยันการแก้ไขข้อมูล

การยืนยันการแก้ไขเอกสารแนบ

     สำหรับ กรณีที่มีการแก้ไขข้อมูลเอกสารแนบบางรายการ ผู้ประสานงานก็จะต้องเข้าระบบเพื่อยืนยันการประกาศข้อมูลก่อน โดยกดปุ่ม การยืนยันการแก้ไขเอกสารแนบ ระบบจะแสดงหน้าจอให้ตรวจสอบรายการเอกสารแนบ ซึ่งระบบจะแสดงเฉพาะรายการเอกสารแนบที่มีการแก้ไขเท่านั้น ส่วนรายการเอกสารแนบอื่นๆ หากไม่มีการแก้ไขใดระบบจะไม่แสดงรายการ

     ในส่วนรายการข้อมูลที่รอการยืนยันด้านล่าง ระบบจะแสดงรายการเอกสารแนบเฉพาะที่มีการแก้ไข ให้ผู้ประสานงานเข้ามาตรวจสอบข้อมูล

หมายเหตุ

     - กดปุ่มที่ 1 เพื่ออ่านเอกสารแนบฉบับจริงผ่านระบบ เพื่อตรวจสอบเอกสารแนบ
     - กดปุ่มที่ 2 เพื่ออ่านรายละเอียดของเอกสารแนบ (บัตรรายการเอกสารแนบ หรือใบปะหน้า)

     ซึ่งกรณีที่มีการแก้ไขข้อมูลรายละเอียดเกี่ยวกับเอกสาร แนบผู้ประสานงานสามารถ ตรวจสอบได้ด้วยการกดปุ่มที่ 2 เพื่อตรวจสอบรายละเอียด

     ระบบจะเก็บข้อมูลวันที่ปรับปรุงข้อมูลล่าสุดไว้ให้เพื่อเป็นการเตือน หรือตรวจสอบเบื้องต้น จากนั้นผู้ประสานงาน กดปุ่ม ยืนยันการแก้ไขข้อมูล เพื่อเป็นการประกาศข้อมูลทำการแก้ไข แสดงบนหน้าจอปกติ หรือกดปุ่มกลับไปหน้าที่แล้วเมื่อยังไม่ต้องการแสดงข้อมูล