ตามมาตรา 9 แห่งพระราชบัญญัติข้อมูลข่าวสารของราชการ พ.ศ. 2540 บัญญัติให้หน่วยงานของรัฐต้องจัดให้มีข้อมูลข่าวสารของราชการอย่างน้อยตาม ที่กฎหมายกำหนดไว้ให้ประชาชนเข้าตรวจดูได้ ประกอบกับได้มีประกาศคณะกรรมการข้อมูลข่าวสารของราชการ เรื่อง หลักเกณฑ์และวิธีการเกี่ยวกับการจัดให้มีข้อมูลข่าวสารของราชการไว้ให้ ประชาชนเข้าตรวจดู?? ณ ที่ทำการของหน่วยงานของรัฐ โดยเรียกสถานที่ที่จัดเก็บรวบรวมข้อมูลข่าวสารและให้บริการว่าศูนย์ข้อมูล ข่าวสาร ศูนย์ข้อมูลข่าวสารเป็นสถานที่ที่หน่วยงานของรัฐจัดรวบรวมข้อมูลข่าวสารไว้ ให้ประชาชนสามารถค้นหาข้อมูลข่าวสารของราชการได้เอง ในเบื้องต้นคณะกรรมการข้อมูลข่าวสารของราชการพิจารณาเห็นว่า เพื่อไม่ให้เป็นภาระกับหน่วยงานของรัฐทั้งในด้านบุคลากร สถานที่และงบประมาณ จึงกำหนดให้หน่วยงานของรัฐที่ต้องจัดตั้งศูนย์ข้อมูลข่าวสารเฉพาะหน่วยงาน ของรัฐที่เป็นนิติบุคคลเท่านั้น ซึ่งหมายถึงหน่วยงานของรัฐที่เป็นราชการส่วนกลาง คือ กรม หน่วยงานเทียบเท่า ราชการส่วนภูมิภาค คือ จังหวัด อำเภอ และราชการส่วนท้องถิ่น คือ องค์การบริหารส่วนจังหวัด เทศบาล องค์การบริหารส่วนตำบล กรุงเทพมหานครและเมืองพัทยา

จึงมีหน้าที่ตามกฎหมายที่จะต้องจัดตั้ง ศูนย์ข้อมูลข่าวสาร ตามประกาศ คณะกรรมการข้อมูลข่าวสารของราชการ สำหรับหน่วยงานของราชการส่วนกลางที่ไปตั้งอยู่ในจังหวัดต่างๆ และไม่ขึ้นกับราชการส่วนภูมิภาค เช่น สำนักงานของส่วนราชการ สังกัด กระทรวงการคลัง สำนักงานเขต หรือ สำนักงานภาคของหน่วยงานต่างๆ เป็นต้น ต้องจัดตั้งศูนย์ข้อมูลข่าวสารของหน่วยงานขึ้น โดยต้องมีข้อมูลข่าวสารตามมาตรา 7 และมาตรา 9 เท่าที่หน่วยงานนั้นมีอยู่แสดงไว้ด้วย หลักการและแนวคิด ประการหนึ่ง ก็คือ ต้องให้ประชาชนได้รับความสะดวกในการเข้าถึงข้อมูลข่าวสารของราชการ โดยเฉพาะอย่างยิ่งข้อมูลข่าวสารตามมาตรา 9 ที่กฎหมายบังคับให้หน่วยงานของรัฐต้องจัดไว้ให้ประชาชนเข้าตรวจดูได้ เพราะเป็นเรื่องที่ประชาชนควรรู้ ดังนั้น การจัดศูนย์ข้อมูลข่าวสารนั้น การจัดสถานที่ การจัดข้อมูลข่าวสาร วิธีการค้นหา ทั้งจากบัตรดัชนีรายการ/ระบบคอมพิวเตอร์ รวมทั้งการค้นหา หยิบเอกสารตรวจดูและศึกษา ต้องคำนึงถึงความสะดวกของประชาชนเป็นสำคัญ สามารถค้นหา ศึกษาได้โดยสะดวก มิใช่ต้องคอยสอบถามหรือขอให้เจ้าหน้าที่ช่วยเหลือมากเกินสมควร อันจะทำให้การตรวจดูหยุดชะงัก และขาดความเป็นส่วนตัว